そもそも入力規則って何？どのようなことを設定するの？と思った方もいらっしゃるかもしれません。
入力規則とは、レコード（データ）を保存する前に、入力したデータが基準を満たしているかどうかを確認するために設定します。
フェーズを変更するにはここだけは入力しといてね！という項目に設定します。
入力規則では、値「TRUE」を返した場合、ユーザが入力したデータに無効な値（エラー）が含まれていることを示します。
条件がTRUEの際に動作するので、FALSEの場合には動作しない
例えば、「A」という項目に対してフェーズ変更の際には必ず入力を求めたいとします。
その場合には、「A」という項目が空白である。
という入力規則を設定すると、フェーズ変更の際空白であれば「TURE」となりエラーが発生し、きちんと入力されていれば「FALSE」になりエラーなくフェーズ変更が可能となる。といった具合です。
この条件に当てはまるとエラーになる。という設定です。
入力規則を設定していないと、各フェーズごとに入力してほしい項目があった際に空白のまま進んでしまうが、入力規則を設定しておくことで空白の場合にはエラーとなり、フェーズ変更が項目の入力をしない限り行えない。
といった設定が可能。
そうすることでデータの品質を一定に保つことができます。
入力規則の作成方法
〔設定〕＞〔オブジェクトマネージャー〕＞〔対象のオブジェクト〕※今回はリードオブジェクト＞〔入力規則〕
- ルール名の指定
- 有効にチェック
- 説明に作成する入力規則についての説明書き（任意）
- エラー条件数式を入力
┗「項目の挿入」「演算子の挿入」「関数」項目が用意されてるため比較的簡単に設定可能 - 「構文を確認」でエラーが生じていないか確認する
- エラーメッセージでエラーになった際に表示するメッセージを入力
- エラー表示場所でページの最上位にて通知するか、各項目で通知するかを設定
こちらの設定を行うことで入力規則の設定が完了します。
特定のフェーズに変更する場合の入力規則
フェーズを「追客中」に変更する際にテキスト項目である「ReflectionRemarks__c」に値が入っていないとフェーズ変更できないように入力規則を設定する場合の設定についてみていきましょう。
ISPICKVAL・・・選択リスト項目の値が指定したテキストリテラルと等しいか判断する。
ISBLANK・・・式に値があるかどうかを判断し、ない場合は「TRUE」値を含む場合は「FALSE」を返す
ISPICKVAL( Status , "対応中")&&
ISBLANK(ReflectionRemarks__c)
以下内容でも可能
AND(ISPICKVAL( Status , "対応中"),
ISBLANK(ReflectionRemarks__c))ISPICKVAL( Status , "対応中")
┗選択リスト項目である「Status」が“追客中”である
&&
┗且つ
ISBLANK(ReflectionRemarks__c )
┗テキスト項目である「ReflectionRemarks__c」に値が入っていなければ「TRUE」入っていれば「FALSE」を返す
※仮に「ReflectionRemarks__c」が選択リスト項目である場合には「TEXT(ReflectionRemarks__c)」と入力することで実現可能。
TEXTを用いることで選択リスト値をテキストに変換可能です。
レコードタイプごとに入力規則を指定する場合には
「RecordType.DeveloperName = “レコードタイプID”」を指定することで可能。
このようにフェーズを変更する際や特定の項目ごとに必須項目を設定することができます。
さいごに
今回は「入力規則」について簡単にご紹介いたしました。
システム管理者になった当時、利用者が項目の入力をしてくれず苦労しました。
そんな中入力規則を利用し、フェーズ変更したらこの項目を入れないとフェーズ変更できない。
また、特定の項目を更新した場合には別の項目を入力しないと更新できない。
などフェーズ変更・項目変更ごとに必須項目が変わることで利用者もエラーが生じるため入力せざるを得ない状況となりました。
はじめは苦労しますが、そこも「慣れ」です。
様々な設定が可能なのでぜひ、使いこなしてみてくださいね。
Salesforce定着化のために必要な機能です。
定着化するまでは本当に大変ですが、一緒に頑張っていきましょう！